Osanike üldkoosoleku otsused

äriregistri muudatusteks

Kolm erinevat otsuse tegemise vormi,
vormistuslikud nõuded, allkirjastamise / hääletamise viisid

Overview

Formally required for registry amendments

In Estonia, most amendments to company registry information require formal approval from shareholders. These decisions must be properly documented through General Meeting Minutes or shareholders' decisions to ensure legal compliance and facilitate smooth administrative processes.

It must be drafted precisely

It is important to emphasize that shareholders' resolutions that are submitted to the business register and serve as the basis for changing registry data must be drafted with particular precision. Any even minor deficiency in a shareholders' resolution may cause problems with the business register, and the desired changes may remain unimplemented due to the deficient resolution.

Documents in Estonian

All documents submitted to the Business Register must be in Estonian or bilingual with parallel text. If the original document has been prepared in a foreign language, then it must be translated by a sworn translator before submission to the register.

Strong signatures are required

In most cases, shareholders' resolutions must be signed either digitally or have their signatures approved by a notary.

When Required

A shareholder resolution is necessary for various registry amendments, including:

Shareholder resolutions are mandatory for most registry changes, including:

  • Board members’ changes: Adding or removing board members

  • Share Capital Adjustments: Increasing or reducing the company's capital

  • Company name changes

  • Articles of Association Amendments: Modifying company governance rules

  • Fiscal Year Changes: Altering the company's financial year

  • Company Location and Address Changes: Moving to a different municipality

  • Shareholder Changes: Adding or removing shareholders (particularly when share capital is at least €10,000 and articles permit simplified transfers)

  • Starting company liquidation, splitting the company, or merging it with another company

Osanike otsuste tegemise viisid

1. Osanike konsensuslik otsus:

See on kõige enamlevinud ja lihtsam viis osanike otsuste tegemiseks kuid see eeldab, et kõik osanikud on otsusega nõus.

Konsensuslik otsus tehakse ja allkirjastatakse kas omakäeliselt või digitaalselt kõikide osanike poolt. Selliselt vastuvõetud ja allkirjastatud otsuse korral ei ole vaja läbi viia klassikalist koosolekut koos sellest tulenevate formaalsustega.

2. Otsuste vastuvõtmine koosolekut kokku kutsumata

See on parim viis otsuste tegemiseks kui mõned (vähemus) osanikud kas on otsusele vastu või ei saa (ei taha) hääletada.

See paindlik võimalus lubab teha osanike otsuseid ilma füüsilise koosolekuta. Juhatus koostab osanike otsuse eelnõu ning saadab selle kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (tavaliselt e-kirjaga) kõigile osanikele, määrates tähtaja, mille jooksul osanik peab esitama selle kohta oma seisukoha kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (tavaliselt e-kirjaga). Kui osanik ei teata nimetatud tähtaja jooksul, kas ta on otsuse poolt või vastu, loetakse, et ta hääletab otsuse vastu.

Hääletustulemuste kohta koostab juhatus hääletusprotokolli, mille vähemalt üks registrisse kantud juhatuse liige allkirjastab ja saadab siis viivitamata kõikidele osanikele. Sellisel moel tehtud otsused loetakse reeglina vastu võetuks, kui selle poolt on antud üle poole kõikide osanike häältest. Põhikirjas võib olla sätestatud ka suurema häälteenamuse nõue.

Selline otsuste vastuvõtmise kord muudab hääletusprotsessi märkimisväärselt paindlikumaks võrreldes klassikalise koosolekuga ja sobib ideaalselt ettevõtetele, kellel on rahvusvahelised osanikud, kes asuvad eri riikides ja koosolekul füüsiliselt osaleda ei saa.

3. Klassikaline osanike koosolek:

Kui vastuvõetav otsus ei ole ette teada ja osanikud vajavad otsuse tegemiseks arutelu, siis sobib selleks kõige paremini klassikaline koosoleku vorm.

See traditsiooniline otsuste vastuvõtmise kord tähendab füüsilist osanike koosoleku pidamist osaühingu asukohas ja aadressil. Koosoleku läbiviimine eeldab, et see on kokku kutsutud vastavalt seaduse ja põhikirja nõuetele ning kõikidele osanikele on vastavasisulised koosoleku kutsed õigeaegselt saadetud. Koosolekul peab osalema osanik või tema volitatud esindaja (volikiri vajalik). Koosoleku läbiviimine eeldab ka vajaliku kvoorumi olemasolu ja paljude teiste erinevate formaalsuste järgimist otsuste vormistamisel.

Sellist meetodit saab kasutada üldiselt olukorras, kus kõik osanikud elavad või asuvad Eestis ning saavad füüsilisel koosolekul osaleda. Eri riikides elavatele või asuvatele osanikele on aga selline koosoleku pidamine sageli täiendav aja- ning rahakulu.

Nende meetodite hulgast valides saavad Eesti osaühingud saavutada seadusega kooskõlas olevate osanike otsuste tegemise.

Signature Requirements

Valid shareholder resolutions require proper signatures through one of these methods:

  • Digital Signature: The preferred method due to convenience and full
    compliance with Estonian e-signature legislation

  • Handwritten Signature: Acceptable when the board member signs the registry application. Original documents must be physically submitted to the Business Registry

  • Notarized Certification: When digital signatures are not possible, a notary must verify signatory identities

  • Power of Attorney: Required when a representative signs on behalf of a
    shareholder. The power of attorney document must accompany the resolution.